Reglamento

Renta Completa para Eventos y Celebraciones

Capacidad y Ocupación del Venue

Rancho MM opera bajo el modelo de renta exclusiva, lo que significa que solo se permite un evento por día garantizando privacidad total para su celebración. El venue cuenta con capacidad para hasta 200 invitados en nuestros espacios de evento distribuidos entre la zona techada climatizada y los jardines naturales. Para hospedaje contamos con 5 suites boutique con capacidad máxima de 20 huéspedes que pueden quedarse a dormir. Cada suite aloja hasta 4 personas con dos camas queen por habitación. Si desea alojar a más personas de las registradas originalmente debe solicitar autorización previa y puede aplicarse un cargo adicional de $500 pesos por persona extra. La capacidad máxima para eventos de 200 personas aplica únicamente durante el horario del evento y no para pernocta.

Horarios del Evento y Check-in

El horario de acceso al venue para montaje y decoración inicia a partir de las 10:00 de la mañana el día del evento. El horario de término de eventos con música o actividades de alto volumen es a las 23:00 horas, aunque los invitados que se hospedan pueden continuar en las instalaciones respetando el horario de silencio. Para los huéspedes que se quedan en las suites, el check-out es a las 12:00 horas del día siguiente. Si su evento requiere horarios extendidos para música amplificada debe solicitarse autorización previa con al menos una semana de anticipación. El desmontaje y retiro de decoración debe completarse antes de las 14:00 horas del día siguiente.

Registro de Invitados y Control de Acceso

Todos los invitados deben ingresar por el acceso principal donde se lleva un registro de control. Para eventos de más de 50 personas recomendamos proporcionar una lista de invitados con anticipación para agilizar el acceso. El titular de la reserva es responsable del comportamiento de todos sus invitados durante el evento. No se permite el acceso a personas en estado de ebriedad notorio, bajo la influencia de sustancias prohibidas o que representen un riesgo para la seguridad. Rancho MM se reserva el derecho de negar el acceso a cualquier persona que no cumpla con estas condiciones o que altere el orden del evento.

Distribución de Espacios para Eventos

El venue cuenta con tres áreas principales para su evento. La zona techada climatizada tiene capacidad para 150 personas en montaje tipo banquete y ofrece protección climática garantizada con techo fijo, ventiladores de techo y espacios abiertos que permiten circulación de aire natural. El jardín principal con alberca climatizada y jacuzzi tiene capacidad para 150 personas y es ideal para ceremonias al aire libre o recepciones estilo cocktail. El jardín secundario con área de asadores y fogata ofrece un espacio adicional para experiencias gastronómicas o ambientes más íntimos. Puede utilizar todas las áreas de manera simultánea o secuencial según el programa de su evento.

Normas de Convivencia y Volumen

Durante el horario del evento de 10:00 de la mañana a 23:00 horas puede disfrutar de música amplificada y actividades con volumen moderado. A partir de las 23:00 horas inicia el horario de respeto al descanso donde debe reducirse el volumen de música y conversaciones para no afectar a vecinos de la zona. Los huéspedes que permanecen hospedados pueden continuar con música ambiental a bajo volumen en las áreas de jardín hasta la 1:00 de la madrugada. Después de esta hora todo debe ser en volumen conversacional. Agradecemos su comprensión y cooperación para mantener una buena relación con la comunidad.

Uso de Instalaciones Durante el Evento

Las albercas están disponibles durante todo el horario del evento y pueden ser utilizadas por sus invitados. Es obligatorio que los menores de 12 años estén supervisados por un adulto en todo momento. No se permite introducir vidrio a las áreas de alberca por razones de seguridad. Recomendamos designar a una persona de su equipo o contratar nuestro servicio de salvavidas si habrá uso intensivo de las albercas durante el evento. La zona de asadores puede utilizarse libremente, aunque el carbón y utensilios especializados no están incluidos y deben ser proporcionados por ustedes o su servicio de catering.

Mobiliario y Montaje Incluido

La renta del venue incluye mobiliario básico que consiste en mesas rectangulares para 10 personas, sillas tiffany color blanco y dorado, mantelería blanca básica, y vajilla completa de porcelana con cubiertos. Incluimos también el montaje y desmontaje de este mobiliario básico en la configuración que usted elija. Si requiere mobiliario adicional, especializado o decoración temática debe coordinarlo con sus propios proveedores o solicitar nuestro servicio de decoración premium que tiene un costo adicional desde $3,500 pesos según el nivel de personalización requerido.

Política de Proveedores Externos

Rancho MM mantiene una política abierta a proveedores externos, lo que significa que puede contratar libremente el catering, decoración, fotografía, música y cualquier otro servicio que requiera su evento. Sus proveedores deben coordinar horarios de acceso para montaje con nuestra administración con al menos 48 horas de anticipación. Todos los proveedores deben respetar nuestras instalaciones y dejar sus áreas de trabajo limpias. No nos hacemos responsables por daños causados por proveedores externos, por lo que recomendamos verificar que cuenten con seguros de responsabilidad civil. Contamos también con una lista de proveedores recomendados que conocen perfectamente nuestras instalaciones si desea referencias.

Servicio de Alimentos y Bebidas

Puede contratar el servicio de catering de su preferencia o utilizar nuestra cocina equipada para preparar alimentos. La cocina cuenta con estufa industrial, refrigeradores, utensilios básicos y área de preparación. Si opta por catering externo, sus proveedores tienen acceso completo a la cocina. Incluimos servicio de meseros y capitán de meseros, así como barman para servicio de bebidas. El cliente debe proporcionar todos los alimentos y bebidas, nosotros nos encargamos únicamente del servicio. Si prefiere un paquete todo incluido de alimentos y bebidas, podemos cotizarlo por separado según su menú y número de invitados.

Barra de Bebidas y Responsabilidad

Incluimos el servicio de barman y barra equipada, pero las bebidas alcohólicas y no alcohólicas deben ser proporcionadas por el cliente. No está permitida la venta de alcohol dentro del evento ya que no contamos con licencia para venta de bebidas alcohólicas. El consumo de alcohol es bajo su total responsabilidad y la de sus invitados. No nos hacemos responsables por incidentes relacionados con el consumo excesivo de alcohol. Recomendamos enfáticamente designar conductores sobrios o contratar servicio de transporte para sus invitados. Prohibimos terminantemente servir alcohol a menores de edad y nos reservamos el derecho de suspender el servicio de bar si se detecta esta situación.

Decoración y Montaje Especial

Puede decorar los espacios del venue según su preferencia respetando la integridad de nuestras instalaciones. Está permitido el uso de flores naturales, telas, globos sin helio en espacios cerrados, iluminación LED adicional y elementos decorativos que no requieran perforar paredes o techos. No se permite el uso de confeti brillante o materiales que sean difíciles de limpiar. Las velas solo están permitidas dentro de recipientes de vidrio o portavelas cerrados por seguridad. Cualquier instalación que requiera modificaciones estructurales debe consultarse previamente. Después del evento, toda la decoración debe ser retirada dejando las instalaciones en las condiciones originales.

Tecnología y Equipo Incluido

El venue incluye sistema de audio profesional con bocinas distribuidas en zona techada y jardines, así como conectividad Bluetooth para reproducir música desde sus dispositivos. Contamos con iluminación LED programable en zona techada que puede ajustarse según la ambientación deseada. Incluimos micrófono inalámbrico para ceremonias o discursos. Si requiere equipo adicional como proyector, pantallas, iluminación especial o sonido profesional para bandas en vivo, debe coordinarlo con sus propios proveedores de audio e iluminación. Contamos con tomas de corriente suficientes en todas las áreas para conectar equipos adicionales.

Estacionamiento y Valet Parking

Incluimos estacionamiento privado con capacidad para 50 automóviles con circuito cerrado de seguridad. El estacionamiento cuenta con iluminación nocturna y está ubicado a pocos metros de las áreas de evento. Si su evento requiere más de 50 vehículos debe notificarse con anticipación para habilitar áreas adicionales. Ofrecemos servicio de valet parking como adicional con costo de $3,000 pesos que incluye dos acomodadores profesionales durante todo el evento. Este servicio es altamente recomendado para eventos de más de 80 invitados para agilizar el acceso y salida de vehículos.

Baños y Sanitarios

El venue cuenta con sanitarios diferenciados para damas y caballeros ubicados estratégicamente en la zona techada y en el área de suites. Los baños están equipados con amenidades básicas, espejos, iluminación y ventilación adecuada. Incluimos servicio de limpieza y reabastecimiento de insumos durante todo el evento. Si contrata nuestro paquete premium, asignamos una persona dedicada exclusivamente al mantenimiento continuo de los sanitarios durante el evento.

Hospedaje para Invitados Especiales

Las 5 suites boutique están incluidas en la renta completa del venue y pueden ser utilizadas por sus invitados más cercanos como familia directa, padrinos o amigos íntimos. Cada suite cuenta con dos camas queen, aire acondicionado, baño privado completo, televisión, WiFi y amenidades básicas de hotel. Los huéspedes tienen acceso desde el día del evento y pueden quedarse hasta el check-out del día siguiente a las 12:00 del mediodía. Esto permite que sus seres queridos disfruten la celebración sin preocuparse por traslados nocturnos. Proporcionamos ropa de cama limpia, toallas y servicio de limpieza básico. El desayuno no está incluido pero pueden utilizar la cocina para preparar alimentos.

Responsabilidad por Daños y Pérdidas

El cliente es totalmente responsable de cualquier daño ocasionado durante el evento a instalaciones, mobiliario, equipamiento o áreas verdes por parte de sus invitados o proveedores. Todos los daños deben reportarse inmediatamente al coordinador del venue. Los daños no reportados durante el evento se cobrarán al valor de reposición más 30% de cargo administrativo. Realizamos una inspección conjunta al inicio y al final del evento para documentar el estado de las instalaciones. Recomendamos contratar un seguro de evento que cubra posibles daños accidentales. Los daños menores por uso normal están cubiertos, pero daños estructurales, manchas permanentes o equipos rotos serán facturados según cotización real de reparación.

Objetos Personales y Valores

Rancho MM no se hace responsable por la pérdida o daño de objetos personales, regalos, centros de mesa, decoración o cualquier pertenencia de los invitados o del cliente durante el evento. Recomendamos designar a una persona de confianza para custodiar regalos y objetos de valor durante la celebración. Contamos con un área de resguardo temporal que puede utilizarse para guardar regalos, pero el cliente debe retirar absolutamente todo al finalizar el evento. Los objetos olvidados se resguardan por 30 días y después de ese periodo se donan o desechan. Para recuperar objetos olvidados debe coordinar la recolección directamente con administración.

Sustancias y Objetos Prohibidos

Está estrictamente prohibido el ingreso o consumo de cualquier tipo de droga ilegal o sustancia controlada sin prescripción médica. No se permite el ingreso de armas de fuego, punzocortantes, explosivos, fuegos artificiales o cualquier objeto que represente un riesgo para la seguridad. El uso de pirotecnia requiere autorización previa por escrito y debe ser manejada únicamente por profesionales certificados con los permisos correspondientes. No se permiten mascotas durante eventos excepto perros de servicio debidamente certificados. El incumplimiento de estas normas resultará en la cancelación inmediata del evento sin derecho a reembolso y en casos graves se notificará a las autoridades.

Políticas de Cancelación de Eventos

Para cancelaciones realizadas con más de 60 días de anticipación se reembolsa el 80% del anticipo pagado. Las cancelaciones entre 30 y 60 días antes del evento reciben un reembolso del 50%. Las cancelaciones con menos de 30 días de anticipación no tienen derecho a reembolso del anticipo. En caso de no presentarse el día del evento sin aviso previo no hay derecho a ningún reembolso. Todas las cancelaciones deben notificarse por escrito a través de nuestros canales oficiales. El saldo pendiente debe liquidarse según lo acordado en el contrato incluso en caso de cancelación, a menos que se negocie una reprogramación.

Modificaciones y Reprogramación

Los cambios de fecha del evento pueden realizarse una sola vez sin cargo adicional si se solicitan con al menos 45 días de anticipación y están sujetos a disponibilidad del venue. La reducción del número de invitados debe notificarse con al menos 15 días de anticipación y puede generar ajuste en la tarifa únicamente si la reducción es mayor al 30% del número original. El aumento de invitados debe notificarse con anticipación para confirmar que no se excede la capacidad máxima del venue. Las modificaciones al menú, decoración u otros servicios deben coordinarse directamente con sus proveedores según las políticas de cada uno.

Condiciones Climáticas

Rancho MM cuenta con zona techada que garantiza la realización de su evento bajo cualquier condición climática. En caso de lluvia, el evento puede realizarse completamente bajo techo sin afectar la capacidad ni la calidad de la celebración. No se realizan reembolsos ni reprogramaciones por cuestiones climáticas ya que contamos con la infraestructura necesaria para garantizar su evento. Si tiene planeada una ceremonia al aire libre, recomendamos siempre tener un plan B bajo techo que coordinaremos con usted días antes del evento. La zona techada puede ambientarse de manera que conserve la esencia de su evento original.

Fuerza Mayor y Emergencias

En casos de fuerza mayor como desastres naturales, emergencias sanitarias, disturbios civiles o cualquier situación que impida físicamente la realización del evento, Rancho MM ofrece dos opciones: reembolso del 70% de lo pagado o reprogramación sin cargo adicional para una nueva fecha dentro de los siguientes 12 meses sujeto a disponibilidad. Si el evento ya inició y debe suspenderse por causas de fuerza mayor, se reembolsará únicamente la proporción correspondiente a servicios no prestados. El venue cuenta con protocolos de emergencia, salidas señalizadas, extintores y personal capacitado para atender cualquier eventualidad.

Menores de Edad en el Evento

Los menores de edad son bienvenidos en Rancho MM y contamos con espacios seguros para que disfruten del evento. Los padres o tutores son completamente responsables de la supervisión de los menores durante toda la celebración. Los menores deben estar acompañados por un adulto en todo momento cuando utilicen las albercas. No está permitido servir bebidas alcohólicas a menores de 18 años bajo ninguna circunstancia. Si su evento incluye área de juegos infantiles o entretenimiento para niños, debe asegurarse de que los proveedores cuenten con los seguros y certificaciones necesarias. Recomendamos designar adultos específicos para supervisar áreas donde habrá concentración de niños.

Música en Vivo y Entretenimiento

Está permitida la contratación de músicos en vivo, DJs, grupos musicales o cualquier tipo de entretenimiento profesional. Los músicos y entertainers deben coordinar sus horarios de llegada y prueba de sonido con anticipación. Contamos con áreas designadas para ubicar equipos de sonido y tarimas móviles. El volumen de la música debe ser moderado y respetar el horario de término establecido a las 23:00 horas. Si su evento incluye pista de baile, esta puede instalarse en la zona techada o en los jardines según su preferencia. Todo el equipo de entretenimiento debe ser retirado por los proveedores el mismo día del evento o máximo al día siguiente antes de las 14:00 horas.

Fotografía y Video

Puede contratar libremente el servicio de fotografía y video de su preferencia. Los fotógrafos y videógrafos tienen acceso completo a todas las áreas del venue para realizar su trabajo. Recomendamos realizar un recorrido previo con sus proveedores visuales para que identifiquen las mejores locaciones y planifiquen la logística de tomas. No cobramos fee adicional por acceso de fotógrafos profesionales. Si desea realizar sesión de fotos antes del evento, puede coordinarse con cargo adicional según el tiempo requerido. El venue cuenta con múltiples escenarios naturales ideales para fotografía como jardines, albercas, zona de piedra y vistas panorámicas a las montañas de Morelos.

Ceremonias Religiosas o Simbólicas

Está permitida la realización de ceremonias religiosas o simbólicas dentro del venue. Puede traer a su oficiante, sacerdote, pastor o la persona que dirigirá la ceremonia. Contamos con espacios tanto en jardines como bajo techo ideales para ceremonias íntimas o grandes. Si requiere altar, arco, camino de pétalos u otros elementos ceremoniales, puede coordinarlos con su decorador. No imponemos restricciones sobre el tipo de ceremonia mientras sea respetuosa de las instalaciones y no involucre elementos que puedan causar daño como fuego abierto descontrolado o líquidos que manchen permanentemente. El coordinador del venue puede asesorarle sobre la mejor ubicación según el número de invitados y el estilo de su ceremonia.

Protocolo de Seguridad del Evento

Para eventos de más de 100 personas recomendamos contratar personal de seguridad privada que apoye con el control de acceso y vigilancia general. El venue cuenta con circuito cerrado de cámaras en áreas comunes, estacionamiento y accesos principales. Contamos con botiquín de primeros auxilios básico, pero recomendamos tener contacto de paramédicos si su evento incluye adultos mayores o personas con condiciones médicas delicadas. En caso de cualquier emergencia médica se activarán los protocolos de llamada a servicios de emergencia locales. El personal del venue está capacitado para apoyar en evacuaciones ordenadas si fuera necesario. Todos los eventos deben contar con al menos un responsable designado por el cliente que sirva como enlace con la administración del venue.

Limpieza y Desmontaje Post-Evento

Rancho MM incluye servicio de limpieza general de las instalaciones después de su evento. Sin embargo, el cliente y sus proveedores son responsables de retirar toda la decoración personal, centros de mesa, lonas, equipo de sonido, mobiliario rentado externamente y cualquier elemento que hayan traído. El servicio de limpieza incluido cubre únicamente barrido, trapeado, retiro de basura y limpieza de mobiliario propio del venue. Si requiere servicio de limpieza profunda que incluya desmontaje y retiro de decoración tiene un costo adicional de $3,000 pesos que debe contratarse previamente. Todo debe estar retirado antes de las 14:00 horas del día siguiente. El retraso en el retiro de elementos genera un cargo de $500 pesos por hora.

Contratación y Anticipo

Para reservar su fecha es necesario firmar un contrato de renta del venue y liquidar un anticipo del 50% del costo total. El saldo restante debe liquidarse 15 días antes de la fecha del evento. No se permite el acceso al venue sin haber liquidado el 100% del costo. Los pagos pueden realizarse mediante transferencia bancaria o depósito en efectivo. No aceptamos pagos con tarjeta de crédito. Una vez firmado el contrato y pagado el anticipo, su fecha queda bloqueada de manera exclusiva y no se acepta ninguna otra solicitud para ese día. El contrato debe ser firmado por el titular responsable del evento quien será el contacto oficial durante todo el proceso.

Coordinación Pre-Evento

Una vez confirmada su reserva, se le asignará un coordinador de eventos que será su enlace directo con el venue. Este coordinador le apoyará en la planificación logística, coordinación de accesos con proveedores, diseño del montaje de espacios y resolución de dudas. Recomendamos realizar al menos una visita presencial al venue uno o dos meses antes de su evento para afinar detalles. Una semana antes de la fecha se realizará una junta final de coordinación donde se confirmarán todos los detalles incluyendo horarios, montaje, número final de invitados, requerimientos especiales y programa general del evento. Esta coordinación está incluida en el costo de renta del venue.

Aceptación del Reglamento

Al firmar el contrato de renta del venue, el cliente acepta automáticamente la totalidad de este reglamento y se compromete a comunicarlo a sus invitados y proveedores. El desconocimiento de estas reglas no exime de su cumplimiento. El incumplimiento grave de cualquiera de estas normas puede resultar en la suspensión inmediata del evento sin derecho a reembolso. Rancho MM se reserva el derecho de modificar estas políticas notificando con 30 días de anticipación. La versión actualizada siempre estará disponible en nuestro sitio web y se enviará por correo electrónico a clientes con reservas confirmadas.

RANCHO MM - EVENTOS & CELEBRACIONES
RQHQ+CF, 62585 Campo Sotelo, Temixco, Morelos
Teléfono y WhatsApp: 777-438-3200
Email: eventos@ranchomym.com
www.ranchomym.com

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